Menjalankan bisnis kecil membutuhkan tindakan penyeimbangan yang konstan, terutama ketika datang untuk mengelola penggajian. Membayar tim Anda tepat waktu bukan hanya persyaratan hukum – ini adalah landasan kepercayaan karyawan dan stabilitas bisnis. Namun, bagi banyak pemilik bisnis, melakukan penggajian bisa membuat stres ketika arus kas tidak sesuai dengan jadwal pembayaran.
Dengan perencanaan yang bijaksana, Anda dapat menyinkronkan arus kas masuk dan arus keluar Anda sehingga gajian tidak lagi terasa seperti balapan melawan waktu. Kami akan mengeksplorasi strategi praktis untuk menyelaraskan jadwal penggajian Anda dengan arus kas Anda, menyeimbangkan kebutuhan bisnis dan karyawan Anda.
Mengapa penggajian dan arus kas harus bekerja sama
Jadwal penggajian Anda menetapkan harapan untuk tim Anda, dan gagal memenuhi harapan tersebut dapat memiliki konsekuensi nyata. Tetapi tekanan untuk memenuhi gaji sangat akut ketika arus kas tidak konsisten. Pembayaran klien yang terlambat, perlambatan musiman, atau biaya yang tidak terduga semuanya dapat menghilangkan waktu Anda.
Inilah mengapa menyelaraskan penggajian dengan arus kas sangat penting:
- Mempertahankan kepercayaan karyawan: gaji yang konsisten membangun loyalitas dan mengurangi pergantian.
- Mencegah masalah kepatuhan: Undang -undang perburuhan membutuhkan pembayaran upah tepat waktu, dan tertinggal dapat menyebabkan hukuman.
- Hindari pinjaman yang tidak perlu: Perencanaan arus kas mengurangi kebutuhan akan pinjaman darurat atau biaya cerukan.
- Mendukung stabilitas keuangan: Penggajian seringkali merupakan salah satu pengeluaran berulang terbesar Anda, dan prediktabilitas adalah kuncinya.
Memahami jadwal penggajian yang paling umum
Bisnis yang berbeda memiliki kebutuhan yang berbeda. Frekuensi penggajian Anda harus sesuai dengan operasi Anda, jenis tenaga kerja, dan pola pendapatan. Berikut ini adalah rincian jadwal penggajian umum dan apa artinya untuk arus kas:
| Jadwal | Keterangan | Pro | Kontra |
| Mingguan | Karyawan dibayar setiap minggu (52/tahun) | Dapat diprediksi untuk pekerja per jam | Beban kerja administrasi tinggi |
| Dua kali seminggu | Setiap dua minggu (26/tahun) | Paling Umum Di AS | Gaji ekstra dalam beberapa bulan |
| Setengah bulanan | Dua kali sebulan (misalnya, 15 & 30) | Berbaris dengan baik dengan penganggaran bulanan | Tanggal jatuh pada akhir pekan/hari libur |
| Bulanan | Sebulan sekali (12/tahun) | Beban administrasi rendah | Tidak ideal untuk pekerja jam atau berpenghasilan rendah |
Pertimbangkan siklus tunai Anda, dan bagaimana dan kapan uang masuk ke bisnis Anda, saat memilih atau merevisi jadwal penggajian Anda.
Peramalan arus kas seperti pro
Untuk memastikan Anda dapat memenuhi penggajian tanpa berebut, Anda memerlukan gambaran yang jelas tentang arus kas bisnis Anda. Ini bukan hanya tentang memeriksa saldo bank Anda; Ini tentang memproyeksikan bagaimana uang masuk dan keluar dari waktu ke waktu. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan peramalan arus kas:
- Pantau semua aliran pendapatan: Lacak setiap sumber pendapatan, termasuk penjualan produk, layanan, dan pekerjaan satu kali.
- Daftar biaya tetap dan variabel seperti sewa, perangkat lunak, utilitas, dan persediaan. Ketahui apa yang keluar dan kapan.
- Proyek 30, 60, dan 90 hari: Identifikasi periode uang tunai yang akan datang.
- Bendera penyimpangan, dan bangun pembayar yang terlambat dan biaya musiman yang tinggi ke dalam rencana Anda.
- Gunakan Alat Akuntansi: Banyak usaha kecil mendapat manfaat dari perangkat lunak yang menawarkan laporan arus kas real-time.
- Jika Anda menagih klien, penting juga untuk memperketat proses faktur Anda.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang menyiapkan praktik penagihan profesional dengan panduan ini tentang cara membuat faktur.
Cara penting untuk menyinkronkan penggajian dengan arus kas
Setelah Anda memahami arus kas dan kewajiban penggajian Anda, Anda dapat mulai menyempurnakan cara mereka bekerja bersama.
1. Pilih irama penggajian yang tepat
Cocokkan waktu penggajian Anda dengan siklus pendapatan Anda. Jika klien Anda membayar setiap bulan, katakanlah, pada tanggal 1 setiap bulan, menjadwalkan penggajian sekitar tanggal 5 dan 20 dapat memberi Anda cukup waktu untuk mengumpulkan penghasilan sebelum membayar karyawan. Tujuannya adalah untuk menghindari perlu “mengapung” penggajian pada dana yang tidak pasti.
2. Standarisasi pelacakan dan pelaporan waktu
Pelacakan waktu yang terlambat atau tidak akurat dapat menggagalkan jadwal penggajian Anda. Standarisasi bagaimana karyawan mengirimkan jam, dan menggunakan alat otomatisasi untuk mengurangi kesalahan dan menghemat waktu. Alat konversi kartu waktu dapat membantu Anda dengan cepat mengubah entri waktu manual menjadi data yang siap digaji.
3. Bangun cadangan gaji khusus
Sisihkan dana khusus untuk penggajian, pisahkan dari anggaran operasional Anda. Ini membantu Anda:
- Meratakan kemiringan musiman
- Menutupi kesenjangan pendapatan jangka pendek
- Memberikan ketenangan pikiran jika terjadi penundaan yang tidak terduga
Aturan praktis yang baik adalah mempertahankan cadangan yang setara dengan setidaknya satu siklus penggajian penuh.
4. Menawarkan insentif pembayaran awal kepada klien
Tawarkan klien diskon kecil (misalnya, 1%–2%) untuk membayar faktur mereka lebih awal. Meskipun sedikit mengurangi margin laba, ia meningkatkan likuiditas. Ini adalah trade-off yang adil untuk memastikan kesiapan gaji.
5. menegosiasikan persyaratan vendor yang fleksibel
Jika memungkinkan, negosiasikan persyaratan pembayaran yang diperpanjang dengan pemasok. Bahkan 10-15 hari ekstra dapat membuat perbedaan ketika mengoordinasikan arus keluar seperti penggajian dan sewa.
Apa yang harus dilakukan saat penggajian tampak tapi uang tunai ketat
Bahkan perencanaan terbaik tidak dapat mencegah setiap cegukan. Inilah cara merespons ketika arus kas Anda tidak sejalan dengan penggajian:
- Tinjauan Akun Piutang: Menindaklanjuti pembayaran yang terlambat secara agresif tetapi secara profesional.
- Potong atau tunda pembelian yang tidak penting dan pengeluaran lainnya.
- Gunakan jalur kredit yang telah disetujui sebagai jembatan, bukan kebiasaan.
- Cari Dukungan Pemerintah: Program melalui Administrasi Bisnis Kecil AS dapat menawarkan opsi bantuan atau pembiayaan selama periode yang sulit.
Jangan pernah melewatkan gaji tanpa mendapatkan nasihat hukum. Undang -undang upah karyawan sangat ketat, dan pelanggaran dapat memicu hukuman, bunga, atau tuntutan hukum. Tinjau Undang -Undang Standar Tenaga Kerja yang Adil untuk informasi lebih lanjut.
Pertimbangan hukum dan kepatuhan
Di luar keuangan, penggajian adalah masalah kepatuhan. Undang -undang federal dan negara bagian memerintah kapan dan bagaimana membayar karyawan, dan gagal memenuhi persyaratan ini dapat membawa konsekuensi besar. Ini adalah poin penting untuk diketahui:
- Sebagian besar negara bagian membutuhkan penggajian semimon atau lebih sering.
- Karyawan harus segera menerima gaji akhir setelah pemutusan hubungan kerja.
- Lembur, pajak, dan manfaat harus dihitung secara akurat.
Kunjungi Departemen Tenaga Kerja AS untuk rincian undang-undang frekuensi gaji negara bagian oleh negara bagian.
Kendalikan perencanaan penggajian Anda
Lapisan penggajian dengan arus kas mungkin bukan bagian paling mencolok dari menjalankan bisnis, tetapi ini adalah salah satu yang paling penting. Melakukannya dengan benar membantu Anda menghindari stres, melindungi tim Anda, dan menumbuhkan bisnis Anda dari tempat stabilitas.
Dengan memilih jadwal penggajian yang tepat, memperkirakan keuangan Anda, dan menggunakan alat pintar untuk melacak dan faktur, Anda akan diperlengkapi untuk membayar karyawan Anda tepat waktu, setiap saat. Konsistensi itu menjadi keunggulan kompetitif, menunjukkan kepada pekerja dan mitra Anda bahwa bisnis Anda dibangun untuk bertahan lama.